Aktuelles – Wissenswertes – Neuigkeiten

Entsorgung alter Vereinsunterlagen

Aufbewahrungsfristen für Vereine

Im Laufe eines Vereinslebens sammeln sich so manche schriftlichen Unterlagen an. Diese werden meistens in irgendeinem Keller gelagert und stauben langsam vor sich hin.
Da wird schon Hin und Wieder der Wunsch nach Entsorgung alter Akten laut.
In Deutschland gilt der Paragraph 147 der Abgabeverordnung auch für Vereine.
Grundsätzlich wird in der Abgabenverordnung für steuerlich relevante Unterlagen zwischen einer sechs- und einer zehn-jährigen Abgabefrist unterschieden. Darüber hinaus sollte man im Verein auch noch das eine oder andere länger aufbewahren.
Kleinere Vereine mit einem geringen Aktenanfall können es sich einfach machen. Die können alle aufbewahrungspflichtigen Akten zehn Jahre aufbewahren. Für alle anderen Vereine ist es sinnvoll, die Akten so strukturiert abzulegen, dass man beim Aussortieren nicht jedes Blatt in die Hand nehmen muss.

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen?

Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Beginn des folgenden Geschäftsjahres.
Beispiel: Für eine Rechnung mit dem Datum 28.12.2023 beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1.1.2024 und endet am 31.12.2033.
In Wirklichkeit beginnen die Aufbewahrungsfristen für Vereine meistens später. Nämlich dann, wenn der Jahresabschluss erfolgt ist. Wenn also der Jahresabschluss 2023 erst im Juni 2024 festgestellt wird, beginnen die Aufbewahrungsfristen am 1.1.2025.
Tipp: Die Belege immer zwei Jahre länger aufbewahren als vorgeschrieben. Wenn man also die Zehn-Jahresbelege zwölf Jahre und die Sechs-Jahresbelege acht Jahre behält, ist man auf der sicheren Seite.

Gelten die Aufbewahrungsfristen auch für E-Mails?

Ja. Sofern die E-Mails einen buchhaltungsrelevanten Inhalt haben, sind diese genauso wie Papierdokumente zu archivieren.

Ist elektronische Archivierung zulässig?

Prinzipiell ja. Die Jahresabschlüsse müssen in Papierform archiviert werden.

Zehnjährige Aufbewahrungspflicht (Regelaufbewahrungspflicht)

Folgende Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden:

• Rechnungen
• Quittungen
• Auftragszettel
• Bankauszüge
• Buchungsanweisungen
• Gehaltslisten
• Kassenberichte, Kontoauszüge
• Portokassenbücher
• Aufnahmeanträge von Mitgliedern sowie Kündigungserklärungen der Mitglieder
• Bilanzen
• Abgelaufene Verträge, Versicherungspolicen
• Evtl. Steuererklärungen und Bescheide
• Zuschussanträge und Förderungsbescheide
• Abrechnungen für Leistungen gemäß SGB (Sozialgesetzbuch)

Zehnjährige Aufbewahrungspflichten für gemeinnützige Vereine

• Aufzeichnungen der Einzelspenden (Spender, Zeitpunkt der Vereinnahmung der Spende,
  Verwendungsnachweis)
• Duplikat der Zuwendungsbescheinigung
• Bei Sachzuwendungen oder bei Verzicht auf Erstattung von Aufwand und Vergütung
  entsprechende Unterlagen

Sechsjährige Aufbewahrungspflicht

Handels- und Geschäftsbriefe, soweit diese für buchhaltungspflichtige Vorgänge relevant sind.

Freiwillige Aufbewahrung

Über die Zehn-Jahresfrist hinaus ist es empfehlenswert, Lohnnachweise, Arbeitsverträge, Gehalts-(Honorar)Abrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen länger aufzubewahren.
Das greift dann, wenn der Verein Personal beschäftigt.

Sinnvoll ist es, auch Versicherungspolicen, Arbeitszeugnisse, Mietverträge usw. über die ge-setzlichen Fristen hinaus aufzubewahren.

Empfehlenswert ist es auch, alle Protokolle der Mitgliederversammlungen und Vorstands-sitzungen und die Satzungen „ewig“ aufzubewahren.

Auch Fotos, Unterlagen über Ehrungen usw. Wenn ein Verein zu einem Jubiläum eine Chronik erstellen will, wird es der Chronist danken, wenn er auf diese Unterlagen zurückgreifen kann.

————————